Kurzanleitung

Die Übersichtsseite des Dashboards ist die Startseite der Verwaltung. Hier finden Sie auf einen Blick verschiedene wichtige Informationen wie z.B. anstehende Geburtstage, neuste Anmeldungen, ablaufende Prüfaufträge, verbuchbare Zahlungen etc. In den persönlichen Einstellungen (Einstellungen  Persönliche Einstellungen) können Sie konfigurieren, welche Widgets auf Ihrer persönlichen Übersichtsseite angezeigt werden sollen.

In der Finanzübersicht finden Sie einen Überblick Ihrer Finanzen aufgeteilt in die beiden Tabs Summen und Salden. Im Tab Summen finden Sie eine Unterteilung in Beträge, die noch abrechenbar, geplant, bereits abgerechnet, bezahlt oder noch verrechenbar sind. Im Tab Salden finden Sie eine Unterteilung in abgerechnete und erbrachte Salden und finden zudem Informationen über Außenstände und Guthaben.

Mithilfe verschiedener Filter können in den Anmeldestatistiken diverse Auswertungen gemacht werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit die Daten als Excel-Dokumente herunterzuladen, um ggf. eigene Auswertungen zu machen.

In der Schülerverwaltung werden neue Schüler/-innen angelegt und bestehende gepflegt. Ganz grundsätzlich sollte es jede Person nur einmal im System geben; diesem Datensatz können dann beliebig viele Ausbildungen hinzugefügt und einzeln verwaltet werden. Das Hinzufügen neuer Ausbildungen geschieht ebenfalls in der Schülerverwaltung.

Auf dieser Seite können Sie alle Formulare/Dokumente ausdrucken, die Sie rund um die „Verwaltung“ einer Ausbildung benötigen; Ausbildungsvertrag, Führerscheinantrag, Schülerinfo, Sepa-Mandat, Ausbildungsnachweis etc. Der Druck kann als Einzeldruck oder über die Filter und den Stapel als Mehrfachdruck ausgeführt werden.

Der Terminplaner bietet eine visuelle Darstellung von Leistungen, die eine Dauer haben. Es kann zwischen einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht gewechselt werden. Außerdem lassen sich hier per Klick ganz einfach neue Termine erstellen.

Auf dieser Seite können Sie Leistungen ausbildungsbezogen erfassen und je Ausbildung detailliert einsehen. Außerdem können Sie hier die Ausbildungsdiagrammkarte führen, Prüfungsvoraussetzungen abfragen sowie diverse – auf die Ausbildung bzw. Prüfung bezogene – Formulare drucken.

Hier werden Leistungen aus „Perspektive“ der Fahrschule bzw. Fahrlehrer/-innen erfasst. Sie finden neben einer personenbezogenen Gesamtübersicht der erbrachten Leistungen auch eine tageweise Zusammenfassung inkl. Darstellung der Tagesarbeitszeiten und Druckmöglichkeiten der Arbeitszeitnachweise.

Wurde zuvor unter Buchhaltung  Firmenkunden ein neuer Firmenkunde angelegt, so können Sie hier nun firmenbezogene neue Leistungen für diesen hinterlegen.

Wie der Name schon sagt, finden Sie hier eine Übersicht aller Leistungen der Fahrschule inkl. der Möglichkeit, die Daten für Auswertungen als Excel-Datei herunterzuladen.

Hier können schülerbezogene/firmenbezogene oder allgemeine Aufgaben unbegrenzt, datumsbegrenzt und entweder für alle ersichtlich oder nur für bestimmte Benutzerrollen ersichtlich, hinterlegt werden.

Im Tab Rechnungserstellung finden Sie eine Liste aller Rechnungsempfänger (dies können Privatpersonen oder Firmen sein), für die es abrechenbare Leistungen gibt. Über einen Assistenten können Sie ganz einfach eine neue Rechnung erstellen, welche dauerhaft im System gespeichert wird und im Tab Rechnungen zu finden ist. Dort können die Rechnungen auch jederzeit nachgedruckt werden. Bei der Rechnungserstellung erfolgt automatisch eine Verbuchung der aus der Rechnung resultierenden Forderungen auf die jeweiligen Erlöskonten.

Zahlungen werden für Rechnungsempfänger erfasst. Rechnungsempfänger können Schüler/-innen selbst, andere Privatpersonen oder auch Firmen sein; dies legen Sie jeweils in den Schülerstammdaten bzw. bei Erstellung einer Ausbildung fest. Sofern ein Rechnungsempfänger bereits eine Rechnung von Ihnen erhalten hat, können Sie eine Zahlung bei der Eingabe direkt auf entsprechende Forderungen (welche aus der Rechnung resultieren) verrechnen. Gibt es noch keine Rechnung/Forderung, kann die Zahlung auch erst zu einem späteren Zeitpunkt konkret auf Forderungen gebucht werden.

Auf dieser Seite findet die Mahnungserstellung (nach Rechnungsempfänger) und Nachverfolgung statt. Außerdem ist es möglich Zahlungen zu verrechnen bevor eine Mahnung erstellt wird.

An dieser Stelle können Sie Firmenkunden anlegen sowie deren Zahlungsdaten erfassen. Beim Anlegen einer neuen Ausbildung (Menüpunkt Schüler) können die Firmenkunden dann als Rechnungsempfänger festgelegt werden. So ist es auch möglich, einer Firma eine Rechnung über die Leistungen verschiedener Schüler zu schreiben.

Hier können Sie Ihren (Buchhaltungs-)Kontenrahmen verwalten. Bei Ersteinrichtung der Verwaltung kann eine Vorauswahl an Buchungskonten nach Datev-Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 ausgewählt werden.

Hier können Sie eine oder auch mehrere Barkassen hinterlegen und die Buchungen der jeweiligen Kasse einsehen sowie den Kassenbericht der jeweiligen Kasse ausdrucken und Fehlbuchungen im Bedarfsfall eintragen.

Legen Sie hier die Bankverbindungen Ihrer Fahrschule an; diese werden z.B. für die Eingabe von Zahlungen herangezogen.

Hier können Geldübertragungen von Ihren hinterlegen Kassen und Banken untereinander vorgenommen werden.

Hinterlegen Sie hier Ihr Anlagevermögen. Buchen Sie selbiges auf die entsprechenden Konten mit entsprechender AfA Kategorie und Abschreibungsdauerangabe.

Hier wird es möglich sein, händisch Buchungen (Buchhaltung) vorzunehmen.

Hier kann eine manuelle Festschreibung von allen Buchungen oder nur von Kassenbuchungen erstellt werden.

In diesem Menüpunkt können Sie Ihre fahrschulrelevanten Ausgaben, also Ihre Eingangsrechnungen und Eingangsquittungen/Rechnungsbons eintragen, auf das entsprechende Buchungskonto verbuchen, die Rechung/den Bon hochladen und im Anschluss die getätigte Zahlung für die Ausgabe eintragen.

Auf dieser Seite können Sie einerseits den Datev-Export für Ihr Steuerberatungsbüro erstellen und finden andererseits die Exportmöglichkeit für die digitale Betriebsprüfung (GoBD).

Auf den Seiten Stammdaten, Standorte, Fahrzeuge, Prüforte und Prüfer können die den Seitennamen entsprechenden Daten erfasst werden.

Auf dieser Seite legen Sie Ihre Fahrlehrer/-innen sowie Verwaltungspersonal an. Vergeben Sie außerdem die Funktionen Geschäftsführer/-in, Inhaber/-in oder verantwortliche/-r Leiter/-in. Für die Fahrlehrer/-innen können die ausgebildeten Klassen sowie jeweils Standardfahrzeuge dafür festgelegt werden. Künftig wird es hier auch die Möglichkeit geben, ein Gehaltsmodell zu hinterlegen.

Führen Sie auf dieser Seite die Fahrtenbücher Ihrer Fahrzeuge. Einträge sind nach dem Speichern nicht mehr bearbeitbar, können aber noch kommentiert werden. Es ist außerdem möglich, Vorlagen für Fahrtenbucheinträge zu erstellen.

Erstellen Sie auf dieser Seite Ihre Preislisten und drucken Sie den amtlichen Preisaushang. In den Stammdaten einer Preisliste können verschiedene Einstellungen zur Preisliste getätigt werden. Außerdem kann eine Standardpreisliste festgelegt werden, die dann beim Neuanlegen einer Ausbildung vorausgewählt wird (aber noch änderbar ist).

Auf dieser Seite legen Sie fest, welche Kurse in Ihrer Fahrschule ausgebildet/angeboten werden; nur diese Kurse sind dann in der Verwaltung auch zu sehen. Darüber hinaus können neue benutzerdefinierte Kurse oder Kurskombinationen angelegt werden (nicht vergessen diese dann auch in den Preislisten hinzuzufügen). Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Lektionen (für die theoretischen Unterrichte) bzw. deren Anrechnung für die jeweiligen Klassen zu bearbeiten oder zu Unterrichtsmodulen zusammen zu fassen.

Verwalten Sie hier die in Ihrer Fahrschule angebotenen Leistungen. Es ist möglich, ausgewählte Leistungen zu deaktivieren, so dass diese nicht mehr in der Verwaltung auftauchen. Außerdem können neue sonstige, ausbildungsbezogene Leistungen erstellt werden.

Das Führen der ADK geschieht unter dem Menüpunkt Leistungen. Auf dieser Seite können Sie die verschiedenen ADKs umfangreich bearbeiten, individualisieren oder sogar ganz eigene Vorlagen erstellen.

Hier sehen Sie Ihre im Theorietrainer angelegten Schüler, sehen den Lernstatus Ihrer Schüler, können Lehrbücher nachbuchen, Passwörter manuell ändern, Zugangskarten für Ihre Schüler erstellen, Schüler in den Papierkorb verschieben, wenn Sie die Ausbildung beendet haben und Nachrichten an Ihre Schüler schreiben. Außerdem können Sie hier auch losgelöst von der Verwaltung Schüler im Theorietrainer über den Button neu anlegen.

In diesem Bereich sehen Sie auf einem Blick Ihre gekauften Registrierungscodes, können sehen welche Codes noch verfügbar sind/noch nicht genutzt wurden, können die Codes erneut herunterladen und sehen, was der Code beinhaltet (nur Fragebögen, Lehrbuch, Mehrsprachigkeit)

Hier werden Ihnen die verschiedenen Zeitpunkte und die Menge samt Inhalt der gekauften Codes auf einen Blick angezeigt und Sie können den ganzen Schwung Codes herunter laden.

Hier sehen Sie mögliche Freikontingente wie z.B. die im Rahmen des Supportvertrages jährlich frei geschalteten 8 Freilizenzen, die Gültigkeit und die noch verfügbare Anzahl der Freilizenzen.

Hier stehen Ihnen als Fahrschule alle Fragen aus dem jeweils aktuellen Fragenkatalog zum Nachlesen und Besprechen zur Verfügung. Zudem können Sie hier direkt über die Fragennummer aber auch über einzelne Stichwörter nach Fragen suchen, ebenso können Sie nach Kategorie und Fragentyp filtern.

Die gesamten Lehrbücher aus dem Theorietrainer stehen Ihnen hier zur Verfügung.

Die Probeprüfungen stehen Ihren Schülern erst nach einem gewissen Lernstatus zur Verfügung, standardmäßig voreingestellt ab 80%. Dies kann an dieser Stelle generell für ALLE Schüler geändert werden.

Auf der Seite Benutzer verwalten Sie bestehende und können neue Benutzer anlegen. Sie haben auch die Möglichkeit, Benutzer zu sperren oder deren Passwort zurück zu setzen. Im Bereich der Benutzerrollen können Sie Benutzern dann eine Benutzerrolle (sprich ein Bündel an Benutzerrechten) zuweisen. Im Klartext legen Sie hier also fest, welcher Benutzer was in der Verwaltung machen darf. Es gibt Seiten, die immer für jeden Benutzer zu sehen sind. Für die meisten Seiten gibt es jedoch separate Rechte zum Ansehen und Verwalten (Neuanlagen, Bearbeiten, Löschen) der Daten.

In den Programmeinstellungen können verschiedenste Einstellungen für alle Benutzer festgelegt werden. Bitte beachten Sie, dass manche dieser Einstellungen durch persönliche Einstellungen (siehe unten) überschrieben werden können. Außerdem können hier die in der Fahrschule möglichen Zahlarten verwaltet werden. Der Bereich der Dokumentenvorlagen dient der Bearbeitung der Formulare/Dokumente der Verwaltung sowie des digitalen Briefpapiers, das hinterlegt werden kann.

Auf dieser Seite können verschiedene Programmeinstellungen (wie z.B. die Sprache) individuell für den jeweiligen Benutzer eingestellt werden und „überschreiben“ damit die jeweiligen Programmeinstellungen. Persönliche Einstellungen gibt es nur für rechtlich, geschäftlich, buchhalterisch und sicherheitstechnisch unkritische Einstellungen. Unter dem Menüpunkt Profil kann ein Benutzer u.a. sein Passwort ändern. Unter Schnellaktionen lassen sich die vom Benutzer angelegten Schnellaktionen verwalten.

Hier finden Sie verschiedene Informationen zur App Kommunikation. Im Protokoll App Sync werden Ihnen alle Protokolle zu jedem Datenabgleich mit allen Geräten Ihrer Benutzer angezeigt, die das Recht haben, die App zu verwalten. In der Detailansicht eines Syncs sehen Sie im Tab Stammdaten zum einen Informationen zum Gerät des Benutzers und welche App Version genutzt wird und zum anderen im Tab Datenabgleich Protokoll Einträge werden Ihnen detailliertere Informationen zu den einzelnen Meldungen angezeigt. Der Menüpunkt Mobilgeräte zeigt Ihnen alle Mobilgeräte an, mit denen ein Datenabgleich erfolgt ist. Der Punkt Kassenzuweisung ist ein wichtiger Punkt, wenn Sie in der App auch Schülerzahlungen in bar eintragen lassen wollen. Hier weisen Sie Ihren hinterlegten Kassen über den Button bearbeiten alle die Benutzer zu, die in den hinterlegten Kassen Zahlungen in bar eintragen dürfen.