Häufig gestellte Fragen

Wie lege ich einen neuen Schüler an?

Alle schülerstammrelevanten Daten und Formulare werden im Hauptmenüpunkt Schüler zusammengefasst. Einen neuen Schüler/eine neue Schülerin legen Sie entsprechend unter Schüler  Schülerverwaltung  Tab Schülerverwaltung  Neu an.

Details

Im Menüpunkt Schüler geben Sie nun im Tab Stammdaten einmal die Grunddaten, wie Adresse, Geburtsdatum, eventuell bereits vorhandene Führerscheinklasse etc. ein. Anschließend Speichern Sie alles hinterlegte.

Jetzt fehlt nur noch die neue Ausbildung für die der Schüler/die Schülerin sich anmelden möchte. Mit Klick auf Ausbildungen Neu öffnet sich ein Assistent, der Sie durch das Anlegen einer Ausbildung führt. Die gewünschte Ausbildung (Klasse) wählen, ggf. Anmeldedatum anpassen, Weiter, Ausbildungsbezogene Einstellungen vornehmen (die Pflichtfelder "Führerscheinerwerbsart" und "Preisliste" sind mit einem roten Stern gekennzeichnet), Weiter.

Hier werden nun Grundbetrag/Kursgebühr und verschiedene Lehrmittel mit den entsprechend aus der vorher gewählten Preisliste hinterlegten Preisen angezeigt. Hier bitte Häkchen setzen bei den zu berechnenden Leistungen Weiter.

Wird kein Häkchen gesetzt, wird zunächst kein Grundbetrag etc. berechnet!

Nutzen Sie unseren Theorietrainer, können Sie hier nun angeben ob und was frei geschaltet werden soll, Weiter.

Nun können die verschiedenen benötigten Formulare gedruckt werden, Fertig

Beide zuletzt beschriebenen Parts können unter den Einstellungen  Programmeinstellungen nach Ihren individuellen Wünschen voreingestellt oder auch ausgeschaltet werden.

Der Schüler ist inkl. Ausbildung angelegt und kann nun seine Ausbildung beginnen.

Wo und wie hinterlege ich eine vorhandene Führerscheinklasse?

Eine vorhandene Führerscheinklasse kann nachträglich unter Schüler  Schülerverwaltung hinterlegt werden.

Details

Um eine vorhandene Führerscheinklasse nachträglich zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Schülerverwaltung und suchen Sie den entsprechenden Schüler/die entsprechende Schülerin. Klicken Sie doppelt auf den Schüler/die Schülerin oder klicken Sie Bearbeiten.

Gehen Sie zum Tab Stammdaten und wählen Sie unter "vorhandene Führerscheinklassen" +Neu. Wählen Sie die gewünschte Führerscheinklasse aus und tragen Sie das Datum der Vergabe sowie gegebenenfalls die ausgebende Behörde ein. Speichern Sie die Änderungen über das kleine Speichersymbol (Diskette).

Zum Schluss speichern Sie die nun angepassten Stammdaten endgültig über Speichern unten links.

Wie lege ich eine weitere Ausbildung für einen bestehenden Schüler an?

Ausbildungen sind immer Schülerbezogen, daher können weitere Ausbildungen in der Schülerverwaltung hinterlegt werden.

Details

Sie haben aktuell zwei Möglichkeiten einem bestehenden Schüler ein oder mehrere Ausbildungen nachträglich zu hinterlegen:

  • Sie gehen über Schüler  Schülerverwaltung, klicken den entsprechenden Schüler an, so dass er blau hinterlegt und damit ausgewählt ist und klicken dann auf +Ausbildung. Der Ausbildungsassistent führt Sie durch den Eingabeprozess.

  • Sie klicken den entsprechenden Schüler/die entsprechende Schülerin mit einem Doppelklick oder über Bearbeiten an, so dass Sie die Detailansicht des Schülerdatensatzes öffnen. Hier kann nun über den Tab Ausbildungen der Assistent zum Anlegen einer neuen Ausbildung gestartet werden indem man auf neu klickt.

Die gewünschte Ausbildung (Klasse) wählen, ggf. Anmeldedatum anpassen, Weiter.

Ausbildungsbezogene Einstellungen vornehmen (Die Pflichtfelder "Führerscheinerwerbsart" und "Preisliste" sind mit einem roten Stern gekennzeichnet), Weiter.

Hier werden nun Grundbetrag/Kursgebühr und verschiedene Lehrmittel mit dem entsprechend aus der vorher gewählten Preisliste hinterlegten Preisen angezeigt. Hier bitte Häkchen setzen bei den zu berechnenden Leistungen Weiter. Die Preise können hier auch bei Bedarf angepasst werden.

Wird kein Häkchen gesetzt, wird zunächst kein Grundbetrag etc. berechnet Nutzen Sie unseren Theorietrainer, können Sie hier nun angeben ob und was frei geschaltet werden soll, Weiter.

Nun können die verschiedenen benötigten Formulare gedruckt werden, Fertig

Beide zuletzt beschriebenen Parts können unter den Einstellungen  Programmeinstellungen nach Ihren individuellen Wünschen voreingestellt oder auch ausgeschaltet werden.

Der Schüler ist inkl. Ausbildung angelegt und kann nun seine Ausbildung beginnen.

Wo sehe ich den Schülersaldo? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Grundsätzlich können Sie den Schülersaldo in der Verwaltung an verschiedenen Stellen über die Schülerinfo im Tab Finanzen finden.

Details

Die Schülerinfo wird Ihnen an folgenden Stellen in der Verwaltung angezeigt:

  • Schüler - Schülerverwaltung

  • Schüler - Ausbildungsübersicht

  • Leistungen - Ausbildungsübersicht

  • Leistungen - Ausbildungsübersicht und dann über die Detailansicht eines Schülers/einer Schülerin

  • Fahrlehrerübersicht - Detailansicht eines Fahrlehrers - markieren der gewünschten, schülerbezogenen Leistung

Sie klicken einfach an den oben genannten Möglichkeiten den gewünschten Schüler/die gewünschte Schülerin an, so das er/sie blau unterlegt ist und dann können sie über die Schülerinfo alle relevanten Informationen zum Schüler/zur Schülerin einsehen.

Im Tab Finanzen zeigt Ihnen die Schriftfarbe an, ob der Schüler/die Schülerin im Soll (rot) oder im Haben (blau) ist.

Der genaue Saldo, egal ob Sie bereits Rechnungen geschrieben haben und Zahlungen gegen Forderungen verbucht haben oder nicht, zeigt Ihnen der „Saldo (erbracht)“.

App:

In der App wird Ihnen der Schülersaldo in der Detailansicht eines Schülers/einer Schülerin im Tab mit dem „i“ angezeigt.

Details

Den Menübutton oben links anklicken und dann über Schüler den entsprechenden Schüler/die entsprechende Schülerin wählen/suchen und anklicken. Sie gelangen so in die Detailansicht des Schülers/der Schülerin in der Ihnen verschiedene schülerbezogene Tabs angezeigt werden.

Im Tab mit dem „i“ sehen Sie die Finanzen. Hier zeigt Ihnen der „Saldo (erbracht)“ den tatsächlichen Finanzstatus Ihres Schülers/Ihrer Schülerin.

Wo sehe ich den aktuellen Ausbildungsstand des Schülers? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Grundsätzlich können Sie den Ausbildungsstand Ihres Schülers/ihrer Schülerin in der Verwaltung an verschiedenen Stellen über die Schülerinfo im Tab mit dem entsprechenden Kurs finden.

Details

Die Schülerinfo wird Ihnen an folgenden Stellen in der Verwaltung angezeigt:

  • Schüler - Schülerverwaltung

  • Schüler - Ausbildungsübersicht

  • Leistungen - Ausbildungsübersicht

  • Leistungen - Ausbildungsübersicht und dann über die Detailansicht eines Schülers

  • Fahrlehrerübersicht - Detailansicht eines Fahrlehrers - markieren der gewünschten, schülerbezogenen Leistung

Sie wählen an den oben genannten Möglichkeiten mit Klick auf den Schülernamen den gewünschten Schüler/die gewünschte Schülerin an, so dass er/sie blau unterlegt ist und können dann über den Schülerinfo alle relevanten Informationen zum Schüler/zur Schülerin einsehen.

Im Tab der jeweiligen Ausbildung (Bspw. Kurs "A" oder Kurs "B") wird Ihnen detailliert der Ausbildungsstand inkl. Datum, Zeit, Lektion etc. von Theorie und Praxis angezeigt.

App:

In der App wird Ihnen der Schülerausbildungsstand in der Detailansicht eines Schülers/einer Schülerin im Tab mit dem „Absolventenhut“ angezeigt.

Details

Den Menübutton oben links anklicken und dann über Schüler den entsprechenden Schüler wählen/suchen und anklicken. Sie gelangen so in die Detailansicht des Schülers in der Ihnen verschiedene schülerbezogene Tabs angezeigt werden.

Im Tab mit dem „Absolventenhut“ sehen Sie detailliert den aktuellen Ausbildungsstand des Schülers/der Schülerin.

Sind in der App in der Schülerinfo alle Informationen vorhanden, die auch in der Verwaltung sind?

Die Schülerinfo beinhaltet grundsätzlich alle Informationen die Stammdaten, Ausbildungsdaten, Finanzdaten betreffend, die auch in der Schülerinfo der WINDRIVE Verwaltung zu finden sind. Nur Felder, in denen in der Verwaltung keine Einträge gemacht wurden, sind in der App ausgeblendet und damit nicht sichtbar.

Zusätzlich finden Sie in der App in der Schülerinfo die Übersicht der geleisteten Zahlungen mit der Möglichkeit weitere Zahlungen schülerbezogen eintragen zu können sowie die ADK um den Schulungsfortschritt des Schülers dokumentieren zu können.

Wie erstelle ich einen Theorieunterricht/ein Seminar? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Der Theorieunterricht/das Seminar ist eine fahrlehrerabhängige Leistung und wird daher im fahrlehrerbezogenen Bereich über den Menüpunkt Leistungen beim Terminplaner und in der Fahrlehrerübersicht hinterlegt.

Details

An folgenden Stellen in den Leistungen kann der Theorieunterricht/das Seminar hinterlegt werden:

  • Terminplaner - grüner Button Neue Leistung

  • Fahrlehrerübersicht - grüner Button Neue Leistung

  • Fahrlehrerübersicht - Detailansicht eines Fahrlehrers öffnen (entweder über anklicken des entsprechenden Fahrlehrers und Klick auf Details oder direkt über den Doppelklick auf den entsprechenden Fahrlehrer) - Tab Tagesarbeitszeiten - grüner Button Neue Leistung ODER Tab Alle Leistungen - grüner Button Neue Leistung

Hier wählt man nun entsprechend die gewünschte Leistung aus und wird mit Hilfe eines Assistenten durch das Anlegen eines Theorieunterrichtes/Seminars geführt.

App:

In der App ist von vornherein alles fahrlehrerabhängig eintragbar, daher kann ein neuer Theorieunterricht/ein neues Seminar genau so wie eine Fahrstunde direkt über Termine als neue Leistung eingetragen werden. Auch hier führt ein kleiner Assistent durch die Eingabe.

Wo finde ich/wo drucke ich die nötigen Formulare wie Ausbildungsvertrag, STVA-Antrag, Ausbildungsnachweis etc.?

Die Dokumente sind rein schülerbezogene Informationen, daher sind Sie im Hauptmenü unter Schüler  Ausbildungsübersicht zu finden.

Details

In der Ausbildungsübersicht werden alle aktiven Ausbildungen angezeigt und nach Klick auf den gewünschten Ausbildungsdatensatz können hier über Formulare die gewünschten Dokumente ausgedruckt werden.

Man kann auch alle Dokumente direkt beim Schüler speichern. Dafür muss nur ein Häkchen im Druckassistent bei „Dokument in Dokumentenverwaltung speichern“ gesetzt werden. So wird das Dokument auch unter Schüler  Schülerverwaltung  Detailansicht eines Schülers  Tab Dokumente angezeigt. Das ist mit allen Dokumenten möglich.

Gibt es eine generelle, detaillierte Übersicht über die von mir getätigten Leistungen und die Zahlungen des Schülers/der Schülerin?

Ja, diese ist zu finden unter Schüler  Schülerverwaltung  Formulare. Hier nun die Abschlussübersicht anzeigen lassen und bei Bedarf ausdrucken.

Wo und wie trage ich die Zahlung eines Schülers/einer Schülerin ein? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Zahlungen sind Teil der buchhalterischen Angelegenheiten und Rechnungsempfängerbezogen und sind entsprechend in der Buchhaltung  Zahlungen (und künftig auch beim Schüler)zu finden.

Details

In der Buchhaltung  Zahlungen mit Klick auf neu öffnet sich der Zahlungsassistent und führt Sie durch die Eingabe.

Zunächst wird der Rechnungsempfänger gewählt, dann die Zahlart (Bar, Überweisung, etc.), der Betrag wird eingegeben und bei Bedarf auch eine entsprechend aussagekräftige Referenz (diese erscheint dann auch auf dem Zahlungsbeleg).

Wurde bereits eine Rechnung erstellt und diese ist noch komplett oder in Teilen offen, wird Ihnen nun die entsprechende Forderung zur direkten Verrechnung angezeigt.

Liegt noch keine Forderung vor, können Sie die Zahlung entweder als Guthaben einbuchen oder ohne direkte Verbuchung zunächst rein Rechnungsempfängerbezogen eintragen.

Einbuchung als Guthaben:

Tragen Sie den Betrag beim entsprechend gewünschten Steuersatz ein. Eine Aufteilung auf verschiedene Steuersätze ist möglich. Eine Anzahlungsrechnung wird erstellt und kann bei Bedarf direkt ausgedruckt werden.

Eintragung ohne direkte Verbuchung:

Sie klicken ohne Eingabe von Guthabenzahlung auf Weiter und die Zahlung wird zunächst unverbucht als reine Schülerzahlung/Rechnungsempfängerzahlung hinterlegt und nur ein Zahlungsbeleg wird gedruckt (bei Barzahlung).

App:

In der App können die Zahlung über den Schüler/die Schülerin direkt oder über seine Leistung/seinen Termin hinterlegt werden.

Details

In der App gibt es zwei Optionen eine Schülerzahlung zu hinterlegen:

  • in Termine durch einen Longklick auf eine bereits hinterlegte Fahrstunde/Leistung eines Schülers/einer Schülerin das Optionsfenster öffnen und dort auf "Zahlung erfassen" klicken. Hier kann der Betrag genau für diese Leistung berechnet werden oder aber auch angepasst werden und ein anderer Betrag hinterlegt werden.

  • unter Schüler den betreffenden Schüler/die betreffende Schülerin suchen und auswählen. Anschließend im Tab mit dem "€" Zeichen die Zahlung für den Schüler eintragen.

Diese Zahlung werden als unverbuchte Zahlungen beim Synch in die Verwaltung übertragen und können dann direkt bei Rechnungsstellung verbucht oder im Zuge einer Anzahlungsrechnung verbucht werden.

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Rechnungen können nur in der Verwaltung geschrieben werden und es können nur Leistungen berechnet werden die den Status "durchgeführt" haben. Eine neue Rechnung für einen Rechnungsempfänger schreiben Sie entweder über Schüler  Schüler wählen  Tab Rechnungen +neue Rechnung erstellen oder in der Buchhaltung  Rechnungen  Tab Rechnungserstellung.

Details

Mit dem Klick auf +neue Rechnung erstellen öffnet sich der Rechnungsassistent, der Sie Schritt für Schritt durch die Rechnungsstellung führt.

Im ersten Schritt wählen Sie die Rechnungsnummer (diese wird eigentlich automatisch vergeben, siehe im Hinweis unter "i", kann aber auch händisch eingegeben werden), das Datum der Rechnung ist tagesaktuell voreingestellt, kann aber geändert werden. Das gleiche gilt für das Fälligkeitsdatum der angegebenen Tage, die in den Einstellungen hinterlegt wurden.

Als nächstes mit Klick auf weiter werden Ihnen die berechenbaren Leistungen angezeigt. Hier können Sie alle verfügbaren Leistungen auswählen indem Sie die Leistungen durch Klick auf das Kästchen vor der jeweiligen Leistung wählen, oder aber auch nur einen Teil der berechenbaren Leistungen auswählen.

Mit Klick auf weiter wählen Sie nun noch die (Rechnungs-)Dokumentenvorlage aus (die Standardvorlage ist automatisch voreingestellt), den Rechnungstyp Summenrechnung oder Postenrechnung, ob der Rechnungsanhang gedruckt werden soll (hier werden alle bisherigen Rechnungsnummern inkl. der jweiligen Summe und die Zahlungen des Schülers aufgeführt), ob die Rechnung per Mail versandt werden soll (Voraussetzung ist hier, dass der E-Mail versandt in den Einstellungen eingerichtet wurde) und die Rechnung wird erstellt.

Sollte der Schüler noch ein Guthaben haben/eine nicht bereits gegen Forderungen verbuchte Zahlung haben, erfolgt nun direkt die Möglichkeit das Guthaben/die vorhandenen Zahlungen gegen die Forderungen aus der neu erstellten Rechnung zu verbuchen.

Was ist eine Schlussrechnung? Wann kann diese erstellt werden?

Eine Schlussrechnung ist, wie das Wort schon vermuten lässt, eine abschließende Abrechnung unter Berücksichtigung bereits vorab gestellter Rechnungen.

Details

In dieser Rechnung werden nochmal alle bis dato bereits erbrachten Leistungen inkl. Datum und Art, deren erstellte Rechnungen samt Rechnungsnummer und Rechnungssumme gesamt aufgeführt und die noch verbliebenen bis dato nicht abgerechneten Leistungen berechnet.

So hat Ihr Schüler/Ihre Schülerin eine vollumfängliche Zusammenfassung aller von Ihnen erbrachten Leistungen und die entsprechende Gesamtsumme der Ausbildungskosten.

Erstellt werden kann eine Schlussrechnung in der Verwaltung jedoch nur, wenn vorab bereits mindestens eine vorangegangene Rechnung für den Schüler erstellt wurde.

Wo finde ich die vorhandenen Rechnungen zu einem Schüler/einer Schülerin?

Rechnungen sind zum einen in der Schülerverwaltung unter Schüler  Schülerverwaltung  Detailansicht des Schüler  Tab Rechnungen zu finden aber auch in der Buchhaltung  Rechnungen  Tab Rechnungen hinterlegt.

Im letzteren Bereich finden Sie alle jemals in der Verwaltung erstellten Rechnungen und können nach Belieben verschiedenste Filter setzen.

Wo sehe ich die bereits geleisteten Zahlungen eines Schülers/einer Schülerin? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Die Zahlungen eines Schülers/einer Schülerin finden sich an verschiedenen Stellen in der Verwaltung

Details

Die Schülerzahlungen in der Verwaltung finden Sie an folgenden Stellen:

  • Unter Schüler  Schülerverwaltung die Detailansicht eines Schülers/einer Schülerin über den Doppelklick auf den Namen öffnen oder mit Klick auf den Button Bearbeiten. Hier finden Sie – wenn eingeblendet - den Tab Zahlungen.

Um den Tab Zahlungen bei Schüler einzublenden, klicken Sie auf das Augensymbol und setzen den Haken entsprechend unter "Sichtbare Tabs auswählen".

  • Unter Buchhaltung  Zahlungen- Tab Zahlungen werden Ihnen ALLE Zahlungen ALLER Schüler angezeigt. Sie können nun einen entsprechenden Namensfilter setzen und erhalten dann alle Zahlungen des einen Schülers. Mit einem zusätzlichen Klick auf die Spalte „Datum“ können Sie die Reihenfolge der angezeigten Zahlungen datumsbezogen aufsteigend/absteigend anzeigen lassen.

  • Unter Schüler  Schülerverwaltung markieren eines Schülers durch einmaliges anklicken und dann unter Formulare  Abschlussübersicht

App:

In der App finden Sie die Zahlungen des Schülers/der Schülerin unter Schüler, den Schüler wählen und den Tab mit dem Eurozeichen "€" anklicken. Hier finden Sie nun alle bisher erfassten Zahlungen des Schülers/der Schülerin.

Wie kann ich eine Zahlung gegen eine Forderung (aus Rechnung) verbuchen?

Unter Buchhaltung  Zahlungen  Tab Zahlungsverrechnung werden Ihnen alle noch nicht verbuchten Zahlungen angezeigt und können hier gegen eine noch nicht verrechnete Rechnung verbucht werden.

Bereits als Anzahlung eingebuchte Zahlungen werden an dieser Stelle nicht angezeigt! Gibt es noch keine Rechnung, kann ebenfalls keine Zahlung verrechnet werden und es wird entsprechend ebenfalls nichts angezeigt!

Was ist eine Anzahlungsrechnung und weshalb muss hier ein bestimmter Mehrwertsteuersatz eingetragen werden?

Bei einer Anzahlungsrechnung auch Vorauszahlungsrechnung genannt, handelt es sich um eine Rechnung, welche der Rechnungssteller für eine zukünftig zu erbringende Leistung erstellt. Es existiert demnach noch keine erbrachte Leistung.

Details

Zahlt ein Schüler vorab eine Summe X als Vorkassenzahlung und möchte dazu gerne eine entsprechende Rechnung erhalten, kann ihm eine entsprechende Anzahlungsrechnung erstellt werden.

Zudem kann so die Zahlung des Schülers direkt entsprechend der gewünschten Mehrwertsteuerverteilung verbucht werden.

Die Abfrage zum erstellen einer Anzahlungsrechnung erfolgt zum einen im Zuge der Eingabe einer Zahlung im Zahlungsassistenten und kann auch direkt dort erstellt werden, muss aber nicht.

Ebenso können Sie auch nachträglich eine Anzahlungsrechnung über Buchhaltung  Zahlungen  Tab Zahlungen +Anzahlungsrechnung erstellen.

Wie verbuche ich Zahlungen, die bereits mit einer Anzahlungsrechnung verbucht wurden?

Eine Zahlung, die mit einer Anzahlungsrechnung buchhalterisch bereits zu 0%, 7% oder 19% verbucht wurde, kann im Zuge einer neuen Rechnungsstellung direkt verbucht werden.

Details

Bei der Verrechnung des Guthabens gegen die aus der neuen Rechnung generierten Forderungen ist es egal, mit welchem Steuersatz die Anzahlungsrechnung ursprgl. erstellt wurde.

Die Verwaltung korrigiert das über eine Anzahlungsrechnung eingebuchte Guthaben automatisch wenn eine neue Rechnung erstellt und gegen das Guthaben aus der Anzahlungsrechnung verbucht wird. Sie wählen nur noch die entstandenen Forderungen aus der neuen Rechnung aus mit denen Sie das Guthaben verrechnen möchten.

Die Anzahlungsrechnung wird in diesem Zuge dann automatisch storniert und die Zahlung mit der Forderung aus der neu erstellten Rechnung verrechnet und buchhalterisch korrekt eingebucht.

Wo kann ich meine Ausgaben verbuchen?

Unter Ausgaben versteht die Verwaltung all ihre fahrschulbezogenen Ausgaben wie KFZ- Versicherungsbeiträge, Kraftstoffkosten, Büromaterial etc. Diese Ausgaben können Sie unter Buchhaltung  Eingangsrechnungen hinterlegen.

Details

Unter Buchhaltung  Eingangsrechnungen können Sie Ihre Ausgaben eintragen und auch die entsprechenden Rechnungen, Kaufbelege, Quittungen etc. hochladen.

Über neu öffnen Sie den Eingangsrechnungsassistent. Dieser führt Sie durch die Eingabe. Die benötigten Daten entnehmen Sie Ihrem Kaufbeleg. Anschließend kann auch die entsprechende geleistete Zahlung im Tab Zahlungen hinterlegt werden.

Wird auf den Rechnungen/Quittungen ein reduzierter und voller Umsatzsteuersatz ausgewiesen, muss auch bei der Eingabe der Bruttobeträge jeweils der korrekte Steuersatz ausgewählt werden!

Es wird künftig auch möglich sein weitere, eigene Buchungskonten für Ihre Ausgaben und Einnahmen zu erstellen.

Was sind "Unverbuchte Zahlungen" ?

In der Verwaltung wird Ihnen auf dem Dashboard möglicherweise angezeigt, dass es noch unverbuchte Zahlungen gibt. Ebenso gibt es im Tab Zahlungen eine Spalte "noch unverbucht".

Dabei handelt es sich um Zahlungen, die bis dato weder gegen eine aus einer Rechnung generierten Forderung verbucht wurden, noch als Anzahlungsrechnung verbucht wurden. Alle Zahlungen die in der App eingetragen und durch den Datenabgleich in die Verwaltung übertragen werden, finden sich zum Beispiel als unverbuchte Zahlungen hier.

Wie verbuche ich "unverbuchte Zahlungen"?

Es gibt verschiedene Optionen unverbuchte Zahlungen in der Buchhaltung zu verbuchen.

Details

Unverbuchte Zahlungen können:

  • im Rahmen der Rechnungsstellung direkt gegen die dann generierten offenen Forderungen verbucht werden

  • nachträglich über Buchhaltung  Zahlungen  Tab Zahlungsverrechnung gegen offene Forderungen verbucht werden (eine Zahlungsverrechnung ist hier nur möglich, wenn es noch offene Rechnungen/offene Forderungen aus einer Rechnung gibt)

  • durch eine Anzahlungsrechnung zunächst als Guthaben eingebucht werden.

Wie kann ich einem Schüler ein Guthaben zurückerstatten?

Unter Buchhaltung  Zahlungen finden Sie im Tab Zahlungen den Button + Auszahlung. Darüber können Sie einem Schüler Geld zurückerstatten, wenn ein positives Saldo besteht und es keine Forderungen mehr gibt, die abzurechnen sind.

Die Auszahlung erscheint dann in Buchhaltung  Zahlungen in der Spalte "Ausgezahlt".

Wo trage ich die von mir benötigten Buchungskonten ein?

Aktuell finden Sie unter Buchhaltung  Kontenübersicht im Tab Konto bearbeiten die Buchungskonten, die per Auslieferungszustand in der Software enthalten sind. Über +Neu können Sie neue Kundenkonten / Debitoren Konten für Forderungen und Zahlungen anlegen, sowie neue Lieferantenkonten / Kreditoren.

Wo kann ich den Kassenbericht drucken?

Der Kassenbericht kann über Buchhaltung  Kasse angezeigt und gedruckt werden.

Details

Unter Buchhaltung  Kasse werden Ihnen alle vorhandenen Kassen angezeigt. Markieren Sie die gewünschte Kasse durch anklicken, so dass sie blau hinterlegt ist und klicken dann auf den Kassenbericht. Nun können Sie den gewünschten Zeitraum auswählen und den Kassenbericht drucken.

Wo finde ich die Einstellung zur Festschreibung der Kasse(n)?

Die Einstellungen zur Fescthreibung der Kassen finden Sie unter Einstellungen  Programmeinstellungen im Bereich Buchhaltung.

Details

Im Menü Buchhaltung  Kassen  Tab GoBD-Konformität finden Sie zunächst die Möglichkeit Ihre Kassen festzuschreiben. Dazu bitte im Tab GoBD-Konformität auf GoBD konformes elektronisches Kassenbuch einschalten klicken.

Dann haben Sie zudem unter Einstellungen  Programmeinstellungen im Bereich Buchhaltung bei "Festschreibung Kassen (täglich)" noch die Optionen festzulegen, wann genau die Festschreibung erfolgen soll. Entweder die Kasse wird dann „am selben Tag „ oder „am Folgetag“ mit gewünschter Uhrzeit festgeschrieben.

Das bedeutet, dass Beträge, die in die Kasse eingetragen wurden, egal ob als Einnahme oder als Ausgabe nach dem Zeitpunkt der gemachten Einstellung nicht mehr endgültig gelöscht werden können. Eine Korrekturbuchung ist aber immer noch möglich über den Tab Kassenbuch-Tagessätze – +Fehl-/Plusbetrag erstellen.

Kann ich mit Ihrer Software GoBD konform arbeiten?

Ja, Sie können unter Buchhaltung  Kassen auf den Tab GoBD-Konformität klicken und dort das GoBD konforme Kassenbuch ein-oder ausschalten. Siehe dazu Buchhaltung – Festschreibung Kassen

Wo sehe ich die Buchungen zu meiner Kasse/zu meinen Kassen?

Im Menü Buchhaltung  Kassen  Tab Kassen die gewünschte Kasse anklicken so dass Sie blau unterlegt ist und über bearbeiten oder mit einem Doppelklick öffnen. Im Tab Kassenbewegungen sehen Sie alle Ein- und Ausgaben, die in der betreffenden Kasse eingetragen wurden.

Wie zahle ich aus der Barkasse Gelder auf ein Firmenkonto ein (Geldtransit)?

In der Buchhaltung  Geldtransit gibt es die Möglichkeit Gelder aus einer in der Verwaltung hinterlegten Barkasse auf ein ebenfalls in der Verwaltung hinterlegtes Konto oder eine andere hinterlegte Barkasse einzuzahlen oder umgekehrt.

Details

Über +Neu öffnet sich ein Assistent für einen neuen Geldtransfer, in dem Sie das Abbuchungskonto sowie das Einzahlungskonto auswählen und die Eingaben abspeichern. Über Eingangsdatum dokumentieren Sie dann den Geldeingang auf das Einzahlungskonto. Bei einem Geldtransfer in eine Kasse wird das tagesaktuell sein, bei Geldtransfer von einem Konto oder auf ein Konto kann es entsprechend 1 oder 2 Tage dauern.

Wie bekomme ich meine Bankverbindung/en auf den Formularen angezeigt?

Unter Buchhaltung  Banken finden Sie Ihre zuvor angelegten Bankverbindungen. Wählen Sie die Bankverbindung/en aus, die mit auf die Formulare gedruckt werden soll/en, indem Sie diese doppelt anklicken oder blau markieren und auf den Button Bearbeiten klicken. Setzen Sie den Haken bei „im Briefkopf anzeigen“.

Wie und wo kann ich weitere Leistungen erstellen?

Aktuell können unendlich viele sonstige ausbildungsbezogene oder sonstige firmenbezogene Leistungen angelegt werden. Diese hinterlegen Sie über Fahrschule  Leistungen  Tab Aktive Leistungen  +Neu

Details

Es öffnet sich ein kleiner Assistent, der Sie beim Anlegen einer neuen sonstigen Leistung unterstützt. Sie können der neuen Leistung eine entsprechende Bezeichnung geben, unter der Sie die sonstige Leistung dann auch künftig finden. Zudem ist auch ein Kürzel für die neue Leistung vorgesehen und Sie wählen aus, ob die Leistung ausbildungsbezogen oder firmenbezogen sein soll.

Optional können Sie noch ein Kalendersymbol hinterlegen und angeben ab wann (und bei Bedarf auch "bis wann") die Leistung zur Verfügung stehen soll. Zu guter Letzt wählen Sie über Auswahl öffnen aus auf welches Buchungskonto die sonstige Leistung verbucht werden soll.

Nach Auswahl des Buchungskontos sind weitere buchhalterische Häkchen zu setzen, bei denen Sie im Zweifel bitte Ihren Steuerberater kontaktieren. Es können noch diverse weitere Häkchen gesetzt werden. Hier entscheiden Sie, was angeharkt werden soll.

Mit Klick auf Weiter legen Sie nun fest für welche Kurse die neue Leistung zur Verfügung stehen soll.

Mit Klick auf Fertig wird die neue Leistung erstellt und steht Ihnen als weitere sonstige Leistung je nach vorher von Ihnen hinterlegten Angaben und Einstellungen zur Verfügung.

Wie und wo trage ich einen neuen Fahrlehrer ein? Was muss ich beachten?

Neue Fahrlehrer/neue Mitarbeiter tragen Sie über Fahrschule  Mitarbeiter  Tab Mitarbeiter +Neuein. Wählen Sie aus um was für eine Art Mitarbeiter es sich handelt. Ein entsprechender Assistent führt Sie durch die Eingabe.

Details

Auf der ersten Seite des Assistenten werden die Stammdaten des Fahrlehrers abgefragt. Hier können Sie ihm übrigens auch eine eigene Kalenderfarbe für die Ansicht im Terminplaner zuweisen.

Mit Klick auf Weiter kommen Sie an den Punkt wo Sie dem neuen Mitarbeiter alle Kurse zuweisen, die er zukünftig schulen wird, damit er bei Leistungseingabe für alle entsprechenden Kurse zur Auswahl steht und ihm die Schüler zugeordnet werden können. Anschließend können Sie dem Fahrlehrer auch für jeden einzelnen Kurs (jede einzelne Klasse) ein Standardfahrzeug zuweisen, so dass ihm je nach Fahrstundeneingabe voreingestellt das jeweilige Fahrzeug direkt hinterlegt wird. Das muss aber nicht sein. Ist kein Fahrzeug hinterlegt, wird bei Eingabe einer neuen Fahrstunde das Fahrzeug hinterlegt, welches für diesen Kurs generell hinterlegt wurde.

Zudem sollten Sie für den neuen Mitarbeiter auch einen entsprechenden Benutzer anlegen, damit er sich selbständig und mit eigenen Daten in der Verwaltung einloggen kann. Dies machen Sie über Einstellungen  Benutzerverwaltung/Zugriff  Benutzer  Tab aktive Benutzer +Neu Anschließend ist es nötig für den neuen Benutzer auch eine entsprechende Benutzerrolle zu vergeben. Für einen Fahrlehrer gibt es bspw. voreingestellt die Rolle Fahrlehrer in der bereits entsprechende Rechte hinterlegt wurden. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier

Abschließend ist zu beachten, dass bei einer App Nutzung durch den neuen Mitarbeiter unter Fahrschule  Mitarbeiter noch im Tab Funktion der zugeordnete Benutzer ausgewählt werden muss.

Wie mache ich eine Eingabe ins Fahrtenbuch (Verwaltung / App)?

Verwaltung:

Unter Fahrschule  Fahrtenbuch sehen Sie Ihre Fahrzeuge aufgelistet. Wählen Sie ein Fahrzeug per Doppelklick aus, sodass Sie in die Detailansicht gelangen. Sofern vorhanden, sehen Sie hier die bisherigen Fahrtenbucheinträge. Über den Button +Neu können Sie einen neuen Eintrag für das Fahrzeug erstellen. Geben Sie dazu alle benötigten Daten ein und speichern Sie die Eingaben ab.

Einmal erstellte Fahrtenbucheinträge können nicht mehr gelöscht werden, jedoch kann, sofern notwendig, ein Kommentar erfasst werden.

App:

Über den Menüpunkt Fahrtenbuch wählen Sie zunächst das Fahrzeug aus und klicken dann oben rechts auf das + Zeichen. Sobald Sie beginnen, die nötigen Angaben zu erfassen, erscheinen unten die Button Abbrechen und Speichern.

Wie ich erstelle ich eine Fahrtenbuchvorlage?

Über Fahrschule  Fahrtenbuch können Sie im Tab Fahrtenbuchvorlagen über den bnt:[Neu] eine Fahrtenbuchvorlage erstellen. Geben Sie dazu die Bezeichnung, die Art, das Fahrtziel / den Zweck und die Länge der Strecke ein und speichern die Angaben ab. Die so erstellte Fahrtenbuchvorlage kann dann bearbeitet oder auch wieder gelöscht werden.

Bei neuen Einträgen ins Fahrtenbuch kann dann die Vorlage ausgewählt werden.

Wie erstelle ich eine neue Preisliste?

Unter Fahrschule  Preise sehen Sie im Tab Preislisten alle vorhandenen Preislisten und über +Neu können Sie eine neue Preisliste erstellen oder eine bestehende kopieren und die Preise anpassen.

Details

Wenn Sie eine ganz neue Preisliste erstellen möchten, klicken Sie bitte auf +Neu. Es öffnen sich die Stammdaten der neuen Preisliste in der Sie nun zum einen eine entsprechende Bezeichnung hinterlegen, eingeben können ab wann und bis wann die neue Preisliste zugewiesen werden kann (hier muss nichts hinterlegt werden), Sie können die neue Preisliste direkt als neue "Standardpreisliste" hinterlegen und die Kurse (Klassen) auswählen, die in der Preisliste hinterlegt sein sollen. Hier können einfach mehrere Kurse gleichzeitig angeklickt und über Hinzufügen übertragen werden. Anschließend klicken Sie auf Speichern. Anschließend können im Tab Preise, die neuen Preise für die neue Preisliste hinterlegt werden.

Möchten Sie eine bestehende Preisliste nutzen und lediglich die Preise ändern, dann können Sie eine vorhandene Preisliste kopieren, indem Sie die gewünschte Preisliste aus dem Tab Preislisten anklicken, so das sie blau hinterlegt ist und dann auf Kopieren klicken. Es öffnet sich die kopierte Preisliste mit den bestehenden Preisen und kann nun geändert werden. Im Tab Stammdaten muss nur zwingend eine neue Bezeichnung hinterlegt werden, andernfalls können die Änderungen in der neuen Preisliste nicht gespeichert werden, weil sie noch mit der identischen Bezeichung aus dem Kopiervorgang bestückt ist.

Wie kann ich einen Preisaushang drucken?

Unter Fahrschule  Preise finden Sie den Tab Preisaushang Vorlagen. Klicken Sie auf btn:+Neu, geben eine Bezeichnung für die neue Preisaushangvorlage ein, wählen die Führerscheinklassen und Mehrfachklassen sowie mögliche Seminare aus und Speichern Sie die Eingaben dann ab. Anschließend können Sie die Preisaushang Vorlage drucken. In der Übersicht können bestehende Vorlagen auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Was muss ich bzgl. der Einrichtung des Mailversands wissen? Wo hinterlege ich die entsprechend nötigen Daten?

Sie können in der Verwaltung E-Mails, wie z.B. Rechnungen an Ihre Schüler senden, vorausgesetzt, Sie haben beim Schüler/ beim Rechnungsempfänger eine E-Mailadresse hinterlegt.

Damit das möglich ist, muss zunächst einmal unter Einstellungen  Programmeinstellungen der Emailversand eingeschaltet werden und dann die entsprechenden Parameter Ihres Emailproviders dort hinterlegt werden. Die benötigen Informationen erhalten Sie von Ihrem Emailanbieter.

Wie und wo trage ich eine neue Leistung (Fahrstunde, Theorieunterricht, Seminar etc.) ein? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

In der Verwaltung hat man verschiedene Optionen um eine neue Leistung wie bspw. eine neue Fahrstunde einzutragen.

Details

  • Über Leistungen  Terminplaner kann direkt mit einem Rechtsklick der Maus auf eine bestimmte Uhrzeit an einem ausgewählten Tag eine neue Leistung eingetragen werden.

  • Alternativ klicken Sie im Terminplaner auf +Neue Leistung. Hier wird immer der aktuelle Tag voreingestellt als Datum hinterlegt. Das Datum kann im Zuge der Eingabe angepasst werden, ebenso wie die Uhrzeit.

  • Wenn für einen oder mehrere Schüler mehrere Leistungen nachgetragen werden sollen: Über Leistungen  Ausbildungsübersicht können direkt nach Klick auf den entsprechenden Schüler neue Leistungen über +Neue Leistung hinterlegt werden. Ebenso kann man via Doppelklick auf den Schüler oder durch Klick auf den Bearbeiten zunächst in die Detailansicht eines Schülers gehen und dort im entsprechenden Tab praktische Leistungen eine neue Leistung hinterlegen.

Einzige Ausnahme bildet hier der Theorieunterricht, da dieser nicht an einen Schüler sondern an einen Termin und einen Fahrlehrer gebunden ist. Daher kann dieser nicht in der Ausbildungsübersicht hinterlegt werden.

  • Wenn für einen Fahrlehrer Leistungen hinterlegt/geplant werden sollen: Über Fahrlehrerübersicht den Tab Aktive Fahrlehrer wählen und den entsprechenden Fahrlehrer auswählen. Nun können mit Klick auf +Neue Leistung die entsprechende Leistung eintragen. Alternativ kann man mit einem Doppelklick oder über Details in die Detailansicht eines Fahrlehrers gelangen und hier über den Tab Alle Leistungen via +Neue Leistung ebenfalls neue Leistungen eintragen.

Künftig wird es auch möglich sein eine neue Leistung über Schüler  Schülerverwaltung in der Detailansicht des Schülers/der Schülerin im Tab Leistungen zu hinterlegen.

App:

In der App ist die Eingabe einer Fahrstunde immer über Termine und immer fahrlehrerbezogen einzugeben. Eine neue Leistung wird hier über Termine mit Longklick auf die gewünschte Uhrzeit eingetragen.

Kann ich mehrere Schüler auf einmal zu einem Theorieunterricht oder Seminar hinzufügen? (Verwaltung/App)

Sowohl in der Verwaltung als auch in der App können direkt bei Eingabe oder auch nachträglich mehrere Schüler(-innen) hinzugefügt werden

Verwaltung:

Bei Erstellung der Leistung Theorieunterricht/Seminar können im Leistungsassistenten die Teilnehmer direkt mit ausgewählt werden. Geben Sie dazu die Namen der Schüler in das Feld „Teilnehmer hinzufügen“ ein. Bei aktiviertem Häkchen „alle aktiven Ausbildungen verwenden“ werden auch, sofern für mehrere Klassen angemeldet, diese automatisch hinzugefügt.

Bei einer bereits erstellten Leistung Theorieunterricht können Sie über Klick mit der rechten Maustaste die Leistung öffnen und über Bearbeiten die Teilnehmer hinzufügen.

App:

Indem Sie entweder im Kalender eine neue Leistung Theorieunterricht erstellen oder auf einen bereits erstellten Termin tippen. Über „Teilnehmer auswählen“ wird Ihnen die Schülerliste angezeigt und es können dann beliebig viele Schüler zu diesem Unterricht hinzugefügt werden. Die Anzahl der Teilnehmer wird im Termin selbst angezeigt.

Wo drucke ich die Anwesenheitsliste für einen Theorieunterricht oder ein Seminar aus?

In der Verwaltung haben Sie mehrere Stellen an denen die Anwesenheitsliste ausgedruckt werden kann.

Details

  • Unter Leistungen  Terminplaner können Sie per Rechtsklick auf den Termin Theorieunterricht/ Seminar das Kontextmenü öffnen und dort dann „Anwesenheitsliste“ auswählen.

  • Unter Leistungen  Fahrlehrerübersicht können Sie in der Detailansicht eines Fahrlehrers im Tab Alle Leistungen einen Theorieunterricht / ein Seminar über die Spaltenauswahl heraussuchen und dann über den Button Drucken die Anwesenheitsliste ausdrucken. Über Weitere kann die Anwesenheitsliste Blanko ohne Schülerdaten ausgedruckt werden.

Wie hinterlege ich eine Theorieprüfung?

Die Theorieprüfung ist eine ausbildungsbezogene, aber nicht fahrlehrerbezogene Leistung, wird also in der Ausbildung des Schülers und nur in der Verwaltung selbst hinterlegt.

Details

Über Leistungen  Ausbildungsübersicht  Tab Aktive Ausbildungen kann dann entweder direkt über +Neue Leistung oder in der Detailansicht des Schülers über +Neue Leistung die Theorieprüfung angelegt werden.

Wie hinterlege ich eine praktische Prüfung? (Verwaltung/App)

Die praktische Prüfung ist sowohl schülerbezogen, als auch fahrlehrerbezogen und kann daher wie eine praktische Leistung behandelt werden.

Verwaltung:

In der Verwaltung hat man verschiedene Optionen um eine praktische Prüfung einzutragen. Dies geht entweder als Termin, fahrlehrerbezogen oder schülerbezogen.

Details

  • In Leistungen  Terminplaner kann entweder über +Neue Leistung oder direkt mit einem Rechtsklick der Maus auf eine bestimmte Uhrzeit an einem ausgewählten Tag eine neue praktische Prüfung eingetragen werden.

  • Über Fahrlehrerübersicht  Tab Aktive Fahrlehrer wählen Sie den entsprechenden Fahrlehrer aus und können dann mit Klick auf +Neue Leistung die praktische Prüfung eintragen. Alternativ kann man mit einem Doppelklick oder über Details in die Detailansicht eines Fahrlehrers gelangen und hier über den Tab Alle Leistungen via +Neue Leistung ebenfalls Prüfungen eintragen.

  • Über Leistungen  Ausbildungsübersicht kann direkt nach Klick auf den entsprechenden Schüler über +Neue Leistung eine praktische Prüfung hinterlegt werden. Ebenso kann man via Doppelklick auf den Schüler oder durch Klick auf den Bearbeiten zunächst in die Detailansicht eines Schülers gehen und dort im entsprechenden Tab Prüfungen eine praktische Prüfung hinterlegen.

App:

In der App ist die Eingabe einer praktischen Prüfung immer über Termine und immer fahrlehrerbezogen einzugeben. Eine praktische Prüfung wird hier über Termine mit Longklick auf die gewünschte Uhrzeit eingetragen.

Wo drucke ich die Liste für die TÜV/DEKRA Meldung zur Theorie- oder Praxisprüfung?

Im Vorfeld erstellen Sie bei den prüfungsreifen Schülern eine Leistung Theorieprüfung oder praktische Prüfung. Über Leistungen  Ausbildungsübersicht und Weitere kann dann eine TÜV-/DEKRA-Meldung ausgedruckt werden, auf der alle Prüflinge aufgelistet sind.

Kann ich Termine kopieren? (Verwaltung/App)

Sowohl in der Verwaltung als auch in der App können Termine kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.

Verwaltung:

Indem Sie mit der rechten Maustaste im Terminplaner auf den zu kopierenden Termin klicken und dann im geöffneten Kontextmenü „Kopieren“ anklicken, kann der Termin kopiert werden. Im Assistenten können Sie dann Datum und Zeit anpassen.

App:

Öffnen die den gewünschten Termin über einen Longklick, es öffnet sich das Kontextmenü. Klicken Sie nun auf "kopieren". Anschließend öffnet sich der Termin und Sie können Datum und die Uhrzeit anpassen. Der Termin wird auf den entsprechend eingegeben Tag/die Uhrzeit kopiert.

Wie kann ich in der Kalenderansicht navigieren? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Unter Leistungen  Terminplaner kann entweder pro Tag, pro (Arbeits-) Woche, pro Woche oder pro Monat der Terminplaner angezeigt werden. Über die Pfeil-Buttons können Sie entweder vor- oder zurückblättern. Je nachdem, in welcher Ansicht Sie sich befinden, wird so tageweise, wochenweise oder monatsweise vor oder zurück navigiert.

App:

Durch Wischen nach links und rechts können Sie jeweils zum vorherigen oder nächsten Tag navigieren. Alternativ dazu können Sie auch die beiden Pfeile benutzen. Das in der Mitte der beiden Pfeile befindliche Symbol bringt Sie mit einem Klick wieder zurück auf den aktuellen Tag. Das Kalenderblatt-Symbol rechts kann dazu genutzt werden, gezielt Termine einzutragen, die weiter in der Zukunft liegen.

Welche sonstigen Tätigkeiten kann ich erfassen? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

In der Cloud sind die beiden sonstigen Leistungen Bürotätigkeiten und Sonstige Tätigkeiten voreingestellt. Diese können über den Terminplaner über +Neue Leistung sowie per Rechtsklick mit der Maus auf die gewünschte Uhrzeit an einem ausgewählten Tag eingetragen werden. Eine nähere Bezeichnung der Tätigkeit kann dann im Feld „Notiz“ erfolgen.

App:

In der App wählen Sie über Termine eine Uhrzeit aus, halten dort länger gedrückt, sodass sich das Kontextmenü öffnet, klicken auf „Sonstiges“ und wählen dann aus den Leistungen „Bürotätigkeiten“ oder „Sonstige Tätigkeit“ aus. Im Feld „Notiz“ kann dann eine genauere Bezeichnung der Tätigkeit erfolgen.

Wie trage ich eine Fehlstunde ein? (Verwaltung/App)

Eine Fehlstunde resultiert in der Regel aus einer praktischen Leistung (Fahrstunde). Das umswitchen einer Fahrstunde in eine Fehlstunde erfolgt also beim ursprgl. eingetragenen Termin selbst.

Details

Verwaltung:

Eine bestehende praktische Leistung kann unter Leistungen im Terminplaner mit Rechtsklick auf die entsprechende Fahrstunde und in der Fahrlehrerübersicht in der Detailansicht des Fahrlehrers im Tab Alle Leistungen über Fehlstunde als Fehlstunde umgeswitched werden. Grundvoraussetzung ist, das die ursprgl. Fahrstunde nicht bereits berechnet worden ist. Anschließend wird diese dann in der Ausbildungsübersicht beim Schüler unter Sonstige Leistungen aufgeführt.

In der Ausbildungsübersicht kann eine Fehlstunde auch direkt unter +Neue Leistung im Tab Sonstiges erstellt werden.

App:

In der App kann ausschließlich eine bestehende praktische Leistung per langem Klick auf die Leistung über das Kontextmenü in eine Fehlstunde umgewandelt werden. Nach einem Datenabgleich wird diese dann unter Sonstige Leistungen in der Ausbildungsübersicht des Schülers aufgeführt.

Wie lasse ich eine Fahrstunde unterschreiben? (Verwaltung/App)

Fahrstunden können sowohl in der App als auch direkt am PC/Tablet über die Verwaltung unterschrieben werden. Es gibt verschiedene Optionen, eine Fahrstunde unterschreiben zu lassen.

Details

Verwaltung:

  • Über Leistungen  Terminplaner klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bereits vorhandene Leistung, sodass sich das Kontextmenü öffnet, anschließend klicken Sie dann auf Unterschreiben. Es öffnet sich das Unterschriftenfeld, worin mit der linken Maustaste dann die Unterschrift geleistet und anschließend gespeichert werden kann.

  • Unter Leistungen  Ausbildungsübersicht wählen Sie in der Detailansicht des Schülers die Leistung aus, sodass sie blau markiert ist und können dann über Unterschreiben die Unterschrift tätigen lassen.

  • Unter Leistungen  Fahrlehrerübersicht in der Detailansicht eines Fahrlehrers unter alle Leistungen wählen Sie die Leistung aus, sodass sie blau markiert ist und können dann über Unterschreiben die Unterschrift tätigen lassen.

App:

In der App über Termine die entsprechende Leistung auswählen und dann über das Kontextmenü „Unterschreiben“ auswählen. Im Unterschriftenfeld kann dann die Unterschrift erfasst und anschließend gespeichert werden.

Was passiert beim Ändern eines bereits unterschriebenen Termins? (Verwaltung/App)

Hier verhalten sich Verwaltung und App identisch.

Bei Änderung einer bereits unterschriebenen Leistung geht die vorhandene Unterschrift verloren und muss erneut eingeholt werden.

Das Ändern einer Leistung ist nur möglich, solange die Leistung nicht berechnet wurde.

Was passiert beim Löschen einer Leistung? (Verwaltung/App)

Hier verhalten sich Verwaltung und App identisch.

Beim Löschen einer Leistung in der Verwaltung und der App werden alle damit verknüpften bzw. durch die Leistung erzeugten Ausbildungsdaten ebenfalls gelöscht, d. h. Schülerinfo, Prüfungsvoraussetzungen etc. werden sofort angepasst.

Das Löschen eines Termins in App und Verwaltung ist nur möglich, solange die Leistung nicht berechnet wurde.

Wo kann ich den Ausbildungsstand (ADK) hinterlegen? (Verwaltung/App)

Verwaltung:

Die ADK kann an verschiedenene Stellen in der Verwaltung schülerbezogen hinterlegt werden.

Details

  • Unter Leistungen  Ausbildungsübersicht wählen Sie einen Schüler aus, sodass er blau markiert ist und klicken dann auf ADK.

  • Unter Leistungen  Ausbildungsübersicht den Schüler doppelt anklicken/auf Bearbeiten klicken, so dass Sie in die Detailansicht des Schüler gelangen und können dort in den Tab ADK wechseln.

Hier können Sie dann den Schulungsfortschritt dokumentieren und bei Bedarf die ADK drucken. Sie können entweder einzelne Unterpunkte in einem Bereich durch anklicken markieren, oder ganze Themenbereiche (z.B. Grundstufe) mit einem langen Klick vollständig markieren, dabei ist 1 Klick=rot, 2x Klick=gelb und 3x Klick=grün und 4x Klick=blank.

Vergessen Sie nicht die Eingabe zu Speichern!

App:

Die Ausbildungsdiagrammkarten (ADK) können Sie in der App über die Detailansicht eines Schülers eintragen.

Details

Klicken Sie in der App den Menübutton oben links an und dann auf Schüler. Hier suchen Sie den gewünschten Schüler und klicken ihn an. Es öffnet sich die Schülerinfo und in dem Tab mit dem Zettel+Häkchen Symbol finden Sie die ADK.

Sie können entweder einzelne Unterpunkte in einem Bereich markieren, oder ganze Themenbereiche (z.B. Grundstufe) mit einem langen Klick vollständig markieren. Der kleine Kreis auf der rechten Seite ist eine Art Ministatistik und zeigt, welcher Anteil der jeweiligen Kategorie wie markiert ist.

Vergessen Sie nicht die Änderungen anschließend in der Hauptübersicht zu speichern.

Kann ich eigene Kurse wie z.B. den Gabelstaplerführerschein in der Verwaltung erstellen?

Sie können unter Fahrschule  Kurse neue benutzerdefinierte Kurse anlegen.

Klicken Sie dazu auf +Benutzerdefinierter Kurs, wählen Sie dann einen Namen und die Kurs Vorlage auf dessen Basis der Kurs erstellt werden soll und speichern.

Neu erstellte, benutzerdefinierte Kurse müssen unter Fahrschule  Preise in der Preisliste / den Preislisten inkl. Preisangaben hinzugefügt werden damit Schüler für diese Kurse (Ausbildungen) angelegt werden können.

Wie "lösche" ich Fahrzeuge aus der Verwaltung?

Unter Fahrschule  Fahrzeuge können Sie Fahrzeuge, die nicht mehr im Einsatz sind ins Archiv verschieben, indem Sie das Fahrzeug anklicken, sodass es blau markiert ist und dann Archivieren klicken. Das Fahrzeug taucht dann künftig an keiner Stelle bei neuen Eingaben mehr auf. Ein Löschen des Fahrzeugs aus dem Archiv heraus ist nur dann möglich, wenn keinerlei Daten, wie z.B. Leistungen, mit dem Fahrzeug verknüpft sind.

Wie "lösche" ich Mitarbeiter aus der Verwaltung?

Unter Fahrschule  Mitarbeiter können Sie Mitarbeiter, die nicht mehr für Sie tätig sind ins Archiv verschieben, indem Sie den Mitarbeiter anklicken, sodass er blau markiert ist und dann Archivieren klicken. Der Mitarbeiter taucht dann künftig im System an keiner Stelle bei neuen Eingaben mehr auf. Ein Löschen des Mitarbeiters aus dem Archiv heraus ist nur dann möglich, wenn keinerlei Daten, wie z.B. Leistungen, mit dem Mitarbeiter verknüpft sind.

Kann ich in der Verwaltung mehrere Fahrschulen verwalten?

Ja, Sie können innerhalb der Verwaltung zwischen mehreren Fahrschulen (Mandanten) wechseln.

Details

Voraussetzung dafür ist, dass beide Fahrschulen zu unseren Kunden zählen und ein bereits in Fahrschule A angelegter Benutzer mit denselben Daten in Fahrschule B angelegt wird.

Der Benutzer aus der Fahrschule A wird in die neue Fahrschule B eingeladen, bestätigt er dies, so werden beide Benutzerzugänge miteinander verknüpft und der Benutzer kann dann beide Fahrschulen verwalten.

Er kann über den Menüpunkt Mandant (ganzen oben in der blauen Leiste) nun zwischen den beiden Fahrschulen (Mandanten) hin und her switchen und je nach Benutzerrollenrechten agieren.

Kann ich eigene Formulare in der Verwaltung erstellen?

In der Verwaltung sind alle für die Ausbildung benötigten Formulare enthalten. Sie finden unter Einstellungen  Programmeinstellungen  Dokumentenvorlagen die Möglichkeit alle vorhandenen Formulare zu bearbeiten. Außerdem können Sie auch die Vorlage für das digitale Briefpapier bearbeiten.

Wie bearbeite ich die vorhandenen Formulare in der Verwaltung?

Unter Einstellungen  Programmeinstellungen  Dokumentenvorlagen kann jedes in der Verwaltung enthaltene Dokument nach Ihren Wünschen angepasst werden.

Details

Wählen Sie zunächst über +Neu das Dokument aus, welches bearbeitet werden soll und geben Sie eine Bezeichnung für das neue Dokument ein, Fertig.

Anschließend können Sie das neu bezeichnete Dokument im Tab Dokumentenvorlagen durch klick auf den Namen auswählen und Bearbeiten. Es öffnet sich die Detailansicht für das neue Dokument mit den Tabs Stammdaten, Seitenvorlagen und Formularvariablen.

Im Tab Seitenvorlagen wählen Sie die zu bearbeitende Seite aus. Es kann eine Erste Seite, Mittlere Seite und eine Letzte Seite angezeigt werden, je nachdem wie viele verschiedene Grundseiten das Dokument hat. Wählen Sie die zu bearbeitende Seite aus, sodass Bearbeiten aktiviert wird und laden dann im Bereich "Dokument"- "Datei ausgewählt" über das Downloadsymbol das Standarddokument herunter. Das Dokument kann nun mit dem Programm LibreOffice geöffnen und bearbeitet werden.

Libre Office kann in der Verwaltung über die Hilfe heruntergeladen werden. Nach dem Bearbeiten laden Sie über den Button Auswählen das Dokument wieder hoch. Über den Button Vorschau können Sie sich das geänderte Dokument aufrufen und Ihre Änderungen überprüfen.

Wo drucke ich den Arbeitszeitnachweis eines Mitarbeiters aus?

Der Arbeitszeitnachweis kann in der Verwaltung unter Leistungen  Fahrlehrerübersicht nach Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters gedruckt werden.

Details

Unter Leistungen  Fahrlehrerübersicht wählen Sie den Mitarbeiter aus, sodass er blau markiert ist und wählen dann über Drucken aus, ob der Arbeitszeitnachweis mit Daten gedruckt werden soll oder blanko. Beim Druck mit Daten ist das Tagesdatum vorausgewählt, Sie können den Zeitraum aber auch definieren, für den der Arbeitszeitnachweis gedruckt werden soll. Sie können außerdem in der Detailansicht des Fahrlehrers den Arbeitszeitnachweis für einen bestimmten Tag ausdrucken, indem Sie ein Datum anklicken, sodass es blau markiert ist und dann Drucken klicken. Über Weitere haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Arbeitszeitnachweis für einen Monat auszudrucken.

Was bedeuten die verschiedenen Symbole in der Kalenderansicht der App und in der Terminansicht in der Verwaltung?

Die verschiedenen Symbole und die Farben der Symbole wie bspw. die kleine Wolke in der App, zeigt Ihnen unter anderem den Übertragungsstatus einer Fahrstunde an, so das Sie auf einen Blick erkennen können, ob ein Termin bereits in die Verwaltung übermittelt worden ist.

Details

Hier die Auflistung der verschiedenen Symbole und Ihre Bedeutung:

App:

  • orange Wolke mit Upload Pfeil bedeutet "noch nicht an die Cloud übertragen"

  • grüne Wolke mit Häkchen bedeutet "Termin wurde bereits an die Cloud übertragen"

  • grünes Häkchen bedeutet "Termin hat den Status durchgeführt"

  • Sanduhr bedeutet "Termin hat den Status in Planung"

  • Zettel mit Stift bedeutet "Termin hat den Status durchgeführt und wurde vom Schüler unterschrieben"

  • Brille bedeutet "Schüler/Schülerin benötigt eine Sehhilfe"

  • Torte bedeutet "Schüler/Schülerin hat Geburtstag"

Verwaltung:

Bedeutung der Verwaltungs Symbole im Terminplaner im einzelnen Termin auf der rechten Seite:

  • Vorhängeschloss bedeutet "Termin wurde abgerechnet und kann nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden"

  • Zettel mit Stift bedeutet "Termin hat den Status durchgeführt und wurde vom Schüler unterschrieben"

  • Brille bedeutet "Schüler/Schülerin benötigt eine Sehhilfe"

  • Torte bedeutet "Schüler/Schülerin hat Geburtstag"

Die Symbole auf der linken Seite im einzelnen Termin können selbst vergeben werden unter Fahrschule  Leistungen  Tab Aktive Leistungen. Hier nun über Bearbeiten (oder Doppelklick) die Detailansicht der gewünschte Leistung öffnen. Im Punkt "Kalendersymbol" können Sie nun ein aussagekräftiges Symbole wählen, das die jeweilige Leistung symbolisch widerspiegeln oder Sie einfach passend finden.