Ersteinrichtung

Wenn Sie auch den WINDRIVE Theorietrainer nutzen, müssen Sie die Einstellung aktivieren, um Schüler/-innen beim Anlegen in der Verwaltung direkt im Theorietrainer anlegen zu können.

Wählen Sie hier, welcher Kontenrahmen in der Buchhaltung verwendet werden soll; dies hat Einfluss auf die Daten im DATEV-Export für Ihr Steuerberatungsbüro. Diese Einstellung kann ohne Folgen auf die Buchungen selbst auch nachträglich noch geändert werden.

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, nach welcher Art versteuert werden soll. Die Einstellung hat unmittelbare Auswirkungen darauf, wie Vorgänge verbucht werden. Eine Falschauswahl kann ggf. negative Auswirkungen bzgl. der Fälligkeit der Umsatzsteuer haben. Bitte halten Sie hier im Zweifel Rücksprache mit Ihrem Steuerberatungsbüro.

Die Einstellungen zur Festschreibung der Kassen/des Kassenbuchs werden nur sichtbar, wenn die GoBD-Konformität der Kassen aktiviert wurde. Diese Aktivierung ist (technisch bedingt) unter Buchhaltung  Kassen  Tab GoBD-Konformität zu finden; Details dazu finden sich weiter unten in dieser Anleitung.

Ist die GoBD-Konformität aktiviert, findet täglich eine automatische Festschreibung des Kassenbuchs statt. Die Einstellungsmöglichkeiten des Festschreibungs-Zeitpunktes sind nur im Rahmen der gesetzlichen Regelungen möglich. Im Auslieferungszustand ist die GoBD-Konformität der Kassen zunächst deaktiviert, da bei der Aktivierung Eröffnungssalden der Kassen erfasst werden müssen; Details dazu finden sich weiter unten in dieser Anleitung.

Mit dieser Einstellung lässt sich eine automatische Festschreibung der gesamten Buchhaltung (aller Buchungen) aktivieren und einstellen. Die Einstellung ist im Auslieferungszustand zunächst deaktiviert. Unter Buchhaltung  Festschreibungen können Festschreibungen manuell ausgelöst werden; außerdem sind dort alle Festschreibungen zu sehen.

An dieser Stelle können Sie nun Benutzer für den Zugriff auf die Verwaltung anlegen. Es empfiehlt sich, für jede Person einen eigenen Zugang (Benutzer) anzulegen. Sollte eine Person schon als Benutzer bei einem anderen Mandanten (Fahrschule) angelegt worden sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und können den Benutzer einladen, auch Ihrem Mandanten (Fahrschule) beizutreten.

Eine Benutzerrolle bündelt Zugriffsrechte und kann verschiedenen Benutzern zugewiesen werden. Im Auslieferungszustand sind einige Benutzerrollen vordefiniert; Sie können diese anpassen oder auch ganz neue Benutzerrollen anlegen. Benutzer können mehreren Benutzerrollen zugewiesen werden; alle Benutzer sind immer der Benutzerrolle Alle Benutzer zugewiesen.

Die Benutzerrollen Fahrschul-Administrator und Alle Benutzer sind echte Systemrollen. Erstere hat immer alle Rechte; es können nur die zugewiesenen Benutzer verändert werden. Der zweiteren sind wie der Name schon sagt immer alle Benutzer zugewiesen; es lassen sich nur die zugehörigen Rechte anpassen. Mit dieser Rolle können Sie also Rechte für alle Benutzer definieren.

Manche Programmseiten in der Verwaltung (z.B. die Anleitung) sind immer für jeden Benutzer sichtbar. Die meisten Seiten sind jedoch nicht grundsätzlich sichtbar. Bei den Zugriffsrechten auf diese Seiten wird grundsätzlich unterschieden zwischen einem Sehrecht (nur Ansehen der Seiten/Daten) und einem Verwaltungsrecht (Sehen und Verändern/Neuanlegen von Daten).

Ergänzen Sie hier die Stammdaten Ihrer Fahrschule. Die Daten werden dann z.B. auf dem Briefpapier für Formulare genutzt. Die Felder „Inhaber/-in, Geschäftsführer/-in und Verantwortliche/-r Leiter/-in“ können im Anschluss beim Punkt Mitarbeiter festgelegt werden.

Legen Sie hier alle Standorte/Filialen Ihrer Fahrschule an. Diesen können später z.B. Schüler zugewiesen werden.

Legen Sie hier Ihre Fahrzeuge an. Bitte beachten Sie, dass die Fahrzeuge später nur für die hier zugeordneten Kurse zur Verfügung stehen. Nicht mehr aktive Fahrzeuge können archiviert werden.

An dieser Stelle werden alle Mitarbeiter/-innen angelegt. Grundsätzlich kann dabei zwischen den Funktionen Fahrlehrer/-in (kann Theorie- und Praxisleistungen erbringen), Lehrpersonal (kann nur Theorieleistungen erbringen) und Verwaltungspersonal (kann keine Leistungen erbringen) unterschieden werden. Nicht mehr aktive Mitarbeiter/-innen können archiviert werden.

In der Detailansicht (Neu oder Bearbeiten) lässt sich neben weiteren Funktionen (z.B. Inhaber/-in) auch die Kurszuordnung inkl. vorausgewähltem Standardfahrzeug festlegen.

Hier können Sie nun die Kurse (Klassen, Seminare, Kombinationen) festlegen, die in Ihrer Fahrschule angeboten werden; nicht benötigte Kurse können deaktiviert werden. Darüber hinaus ist es möglich, benutzerdefinierte Kurse oder Kurskombinationen anzulegen. Des Weiteren können Sie über die Sortierung bestimmen, in welcher Reihenfolge die Kurse in der gesamten Anwendung aufgelistet werden sollen.

An dieser Stelle können Sie festlegen, welche Leistungen in Ihrer Fahrschule angeboten werden; nicht benötigte Leistungen können deaktiviert werden und tauchen dann in der Verwaltung nicht auf. Darüber hinaus können Sie in der Detailansicht festlegen, ob die Leistung im Ausbildungsvertrag aufgelistet werden soll und ob die Umsatzsteuer für die Leistung in Rechnungen/Formularen ausgewiesen (d.h. angezeigt) werden soll.

Des Weiteren ist es hier möglich, eigene/sonstige ausbildungs- oder firmenbezogene Leistungen anzulegen. Bei der Erstellung gibt es noch einige Einstellungsmöglichkeiten mehr als bei den Systemleistungen.

Auf dieser Seite können Sie eine oder mehrere Preislisten anlegen, eine Standardpreisliste festlegen (Vorauswahl bei neuen Ausbildungen) und auch die amtlichen Preisaushänge drucken.

Beim Anlegen einer Preisliste tauchen nur die zuvor festgelegten Kurse und Leistungen auf. Legen Sie optional einen Zeitraum für die Zuweisbarkeit der Preisliste fest. Über die Funktion Kopieren können Sie eine Preisliste duplizieren und dann anpassen. So lassen sich z.B. bequem Preisanpassungen zum Jahreswechsel vorbereiten. Innerhalb einer Ausbildung (bei den Schülern) können Preislistenanpassungen geplant werden (z.B. bis 31.12.2020 soll Preisliste X, ab 01.01.2021 Preisliste Y angewendet werden).

In der Kontenübersicht finden Sie alle Buchungskonten der Software. Die angezeigte DATEV-Konto-Nr. entspricht dem in den Programmeinstellungen gewählten Kontenrahmen, ist für das Verbuchen selbst aber unerheblich. Es ist nicht möglich, neue Buchungskonten anzulegen; einzige Ausnahme sind Debitoren- (Kunden) und Kreditorenkonten (Lieferanten). Im Auslieferungszustand gibt es nur jeweils ein Sammelkonto; bitte klären Sie mit Ihrem Steuerberatungsbüro, ob weitere Konten angelegt werden sollen.

Um Bar-Zahlungen erfassen zu können, müssen Sie mindestens eine Kasse anlegen. Sofern Sie ein gesetzeskonformes Kassenbuch in der Verwaltung führen möchten, müssen Sie die GoBD-Konformität der Kassen im entsprechenden Tab aktivieren. Halten Sie hierzu im Zweifel nochmal Rücksprache mit Ihrem Steuerberatungsbüro. Bei der Aktivierung der GoBD-Konformität muss zu jeder Kasse der entsprechende (korrekte) Eröffnungssaldo erfasst werden. Ausschalten lässt sich die GoBD-Konformität der Kassen in den Programmeinstellungen. Jedes Aktiveren und Deaktivieren wird dokumentiert.

Ist die GoBD-Konformität der Kassen aktiviert, sind Eintragungen im Kassenbuch nur noch entsprechend der gesetzlichen Regelungen möglich. Darüber hinaus findet täglich eine automatische Festschreibung des Kassenbuches statt; der Zeitpunkt der Festschreibung lässt sich in den Einstellungen konfigurieren. Im Zuge der Festschreibung wird auch der Tages-Abschlusssaldo berechnet und automatisch als Eröffnungssaldo des Folgetages eingesetzt.

Um unbare Zahlungen erfassen zu können, müssen Sie mindestens eine Bankverbindung anlegen.